Bonjour Line,
Maintenant, j’ai plus au moins l’idée de ce que vous voudrez faire…
Tout d’abord, on doit regarder le budget, en fonction de cela on peut décider d’organiser une soirée grandiose ou quelque chose de plus simple, mais qui devrait tout de même être une belle soirée de façon à ce que tes objectifs soient accomplis.
Prenant comme point de départ le budget pour la soirée, on continue avec un chronogramme écrit contenant toute l’information, pas à pas, de ce qu’il faut faire dès le jour X jusqu’au jour J :
- La période nécessaire à la réalisation de l’événement. Dans ce cas-ci, vous avez besoin d’un minimum de trois mois.
- La date, elle doit être choisie par rapport aux autres événements qui se déroulent dans la même semaine. De cette façon, les journalistes pourront être présents sans avoir à choisir l’événement le plus intéressant pour eux.
- Le jour, si c’est pendant la semaine, il vaut mieux que ce soit le jeudi, le vendredi ou le samedi.
- Le mois et la saison, important pour pouvoir choisir un endroit fermé ou utiliser la location d’une salle ou du jardin d’un château, d’un hôtel ou dans un espace ouvert sous chapiteau à côte d’un lac.
- Prévoir l’endroit pour la soirée par rapport au nombre d’invites et de l’ambiance désirée.
Maintenant on a défini la date et l’endroit, on continue avec la deuxième partie,
Il faut donner un nom et un thème à la soirée, c’est ensuite que l’on choisit le décor du salon, le show, la façon de faire la diffusion des informations aux medias et qu’on envoie les invitations.
La diffusion aux medias…
On commence par le site web, où la presse et les invités pourront se renseigner et trouver toute l’information sur l’événement et l’entreprise…
Puis on rédige les communiqués de presse, et on les répand à travers d’un maximum de sites web et des journaux des pays d’où proviennent vos visiteurs. On envoie les communiqués de presse ensemble avec les invitations aux entreprises et aux stylistes et une invitation spéciale participative aux sponsors. Comme par exemple les entreprises de boisons et de préférence d’une marque très établie.
Le jour J vous devriez prévoir, le parking, les hôtesses, le vestiaire, un bar, l’éclairage, la musique, le catering, toute la partie de logistique, le scène, le podium ou l'estrade pour le discours et le show, le photographe, des informations sur l’entreprise comme de brochures et de petits cadeaux pour les invités.
J’espère qu’avec ces brèves informations tu pourras déjà faire un planning et commencer à travailler…
Bonne chance
Caro
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